19.9.2022
Seinäjoen kaupunki, ympäristönsuojelu, Seinäjoki

Etäyhteyksien ylläpitokokous

Käytössä

Tarve ja tavoitteet
Olemme työyhteisössä tehneet etätyötä ennen korona-aikaakin. Meitä on kuuden ihmisen tiivis työyhteisö. Hankaluutena nähtiin, että etätöissä ja näin ollen hajallaan olevat työntekijät olivat kaiken asiapitoisen ja vapaamuotoisenkin keskustelun ulkopuolella. Toisinaan myös huonot verkkoyhteydet tiputtivat nettiyhteyksiä pois päältä ja hankaloittivat työn tekoa.
Ratkaisu
Aloimme käynnistää aamuisin Teams -kokouksen, jonka nopeasti nimesimme ylläpitokokoukseksi. Sen huomattiin auttavan toisinaan huonojen verkkoyhteyksienkin ylläpitoon, eikä nettiyhteydet näin tipahtaneet päivän aikana.

Tapana on, että ensimmäinen työpäivänsä starttaava aloittaa Teams-kokouksen, johon kaikki aikataulunsa mukaan liittyvät. Päivän mittaan Teams -yhteyden kautta huikitaan työkaverille, kuin naapurihuoneeseen. Päivän aikana voidaan myös keskusteluosioon vain kirjoittaa, jos jotain asiaa selvittää tai on selvittänyt. Se myös säilyy luettavana kaikille, vaikka ei koneen ääressä olisikaan.

Olemme oppineet myös mykistämään yhteydet tarvittaessa ja viestittämään siitä muille, ja näin etäyhteyksien tai toimiston suunnassa työrauha säilyy, kun sellaista omat työt vaativat. Joskus myös ryhmässä keskustelut ajautuvat vain kahta työntekijää koskeviksi, jolloin soitetaan Teams-puhelu vain toiselle, eikä keskustelu häiritse muita. Toisinaan on erikseen sovittuja aamukahvihetkiä, jolloin voidaan istua kahvikupin kanssa ja jutella epävirallisia juttuja.
Tulokset
Tämä on lisännyt ja ylläpitänyt yhteisöllisyyttä, toisten huomioon ottamista ja vähentänyt esim. etätöissäkin helposti tuntuvaa yksinäisyyttä ja ympärillä olevan työyhteisön puutetta. Keskusteluosion käyttö on myös vähentänyt tarvetta lähettää sähköpostia työyhteisön sisällä. Myös esimies, kun on ryhmässä mukana, on perillä sopivasti meneillään olevista asioista. Teams- ylläpitokokouksen käyttö on myös joustavaa, sillä häiriön aiheuttaminen työkaverille on säädeltävissä ja erilaiset käyttäytymistavat, ns. etiketti, voidaan työyhteisössä sopia kullekin työyhteisölle sopivaksi. Jatkamme edelleen tätä toimintatapaa, vaikka toimistolla työskentely on lisääntynyt. Aina joku on kuitenkin etätöissä, joten työyhteisö hyötyy tavasta edelleen.

Yhteyshenkilöt

Hanna Latva-Kiskola
hanna.latva-kiskola(ät)seinajoki.fi
Ympäristönsuojelujohtaja
Seinäjoen kuapunki
Jaa Facebookissa Jaa Twitterissä Jaa LinkedInissä Tulosta