30.9.2021
Limingan kunta, Liminka

Yhteistä säveltä hankehumppaan

Käytössä

Tarve ja tavoitteet
Suuri osa valtionavustuksista ja valtion erityisavustuksista sivistys- ja hyvinvointipalveluihin tulee hankeresurssin muodossa. Pienessä kunnassa on tärkeää kehittää toimivat prosessit hankkeisiin käytettävän työajan säätämiseksi ja toiminnan tehostamiseksi.

Tavoitteena oli kehittää hajautettu, mutta yhteisöllisesti hoidettu hankemalli, joka mahdollistaa tehokkaan ja toimivan hankeresurssin hakemisen mahdollisimman helposti.
Ratkaisu
Työstettiin yhteinen hankehallinnan 1) prosessikuvaus, josta rakentuu hankkeen etenemispolku ja vastuut 2) luotiin yhteinen hankemuisti eli kansiosto. Jokainen hanke löytyy omasta kansiosta eli salkusta. Vuosisalkut on nimetty hankkeen aloitusvuoden mukaan. Kussakin vuosisalkussa on varhaiskasvatuksen, perusopetuksen ja lukiokoulutuksen salkku sekä HYTE-hankesalkku. 3) Jokaiselle hankkeelle määritellään hanketiimi, jossa yksi jäsenistä on hankkeen koordinaattori. Mikäli mahdollista hankeresurssista varataan hankkeesta riippuen koordinaattorille korvaus työstä. 4) Luotiin yhteinen hankeaikajanataulukko, josta näkyy hankkeen nimi, hankenumero, koordinaattori, hankeaika ja raportointi. Taulukossa kuvataan eri väreillä eri vaiheet. Palvelualueen johtajan on helppoa seurata koko palvelualueen hankkeiden etenemistä 5) Määriteltiin hankekoordinaattorin tehtävät. Hankekoordinaattori seuraa hankkeen resurssien käyttöä, ohjaa työtä, tekee hankkeen hankejaksotuksen yhdessä muiden hanketoimijoiden kanssa ja vastaa hankkeen tiedottamisesta ja raportoinnista. 6) Luotiin hankekoordinaattoreiden tukijärjestelmä. Hankekoordinaattori saa tukea yhteisistä hanketapaamisista, hankekansion tukimateriaaleista ja kunnan hankeasiantuntijalta, joka toimii elinkeinopalveluissa.
Tulokset
Limingan kunta on saanut runsaasti hankeresurssia viime vuosina. On pystytty kehittämään sivistys- ja hyvinvointipalveluiden toimintoja hankeresurssilla ja voitu säästää kunnan omaa resurssia. Koska hankekoordinaattorit ovat omia sivistys- ja hyvinvointipalveluiden työntekijöitä, päälliköitä ja johtajia, hankkeista kertynyt osaaminen jää omaan kuntaan, vaikka hanke päättyy. Hankkeen toimintoja on pystytty viemään kiitettävästi myös kunnan pysyviin rakenteisiin.

Hankeprosessia kehitetään jatkuvan parantamisen periaatteella (Plan, Do, Check, Act). Hankekoordinaattoreiden osaamisen kasvaessa syntyy paljon hyviä käytänteitä, joita jaetaan hanketapaamisissa.
Liitteet
Sivistys- ja hyvinvointipalveluiden hankeprosessi.pdf

Yhteyshenkilöt

Päivi Mäki
paivi.maki@liminka.fi
sivistysjohtaja
Limingan kunta